בעידן של ריבוי ערוצי תקשורת כמעט לכל אדם יש טלפון בבית, טלפון בעבודה, מכשיר פקס, טלפון נייד, (המאפשר לפנות אליו בשיחה בהודעת sms או בתמונה,) כתובת דואר רגילה וכתובת דואר אלקטרוני,  בעידן כזה הופך כרטיס ביקור למיצרך שימושי, שלא לומר כמעט חיוני, זאת בצד היותו כלי ידידותי פשוט וזול יחסית.

לכרטיס הביקור תפקיד חשוב עד מאוד בעיצוב התדמית של החברה, או האדם הבודד, משום שדרכו משתקף הארגון, רצינותו התייחסותו ללקוחותיו ולפרטים הקטנים בארגון  ובקיצור כרטיס הביקור הוא הבבואה דרכה משתקף הארגון לשבט או לחסד. אם קיבלתם כרטיס ביקור המעוצב בטוב טעם, מוקפד ומודפס כהלכה, סביר שהאדם העומד מאחריו או הארגון ששלח אותו הם גם כאלה.

גודל כרטיס הביקור.
כרטיסי ביקור צריכים להיות קומפקטיים וזאת על מנת שיכנסו בנוחות לארנקו של המקבל. הגודל המקובל לכרטיסי ביקור הוא 5X 9 ס"מ יש להימנע מלעשות כרטיסי ביקור גדולים יותר הנתקעים או נכנסים בכוח לארנק או לחילופין כרטיסי ביקור קטנים יותר שיש קושי לחלצם מן הארנק.

 סוגי נייר לכרטיסי ביקור
הניירות המקובלים ביותר להדפסת כרטיסי ביקור הם ניירות הכרומו בגימור מבריק או מט וזאת מכיוון שהם ניירות חלקים וההדפסה עליהם מניבה את התוצאה הטובה מבחינת איכות ההדפסה. יחד עם זאת, בעת האחרונה קיימת נטייה להדפיס כרטיסי ביקור גם על סוגי נייר אחרים בעלי מראה טבעי יותר, כמו ניירות הבד, ניירות הטקסטורה או הניירות הממוחזרים. זאת מתוך רצון לשוות לכרטיס הביקור אופי מיוחד ואישי.

 גימורים לכרטיס הביקור
למינציה - דרך אחת להשביח את כרטיס הביקור היא על ידי  ציפויים בשכבת למינציה שהיא שכבת ניילון השומרת על מראהו ומגינה עליו מפני כתמי זיעה, שומנים ושריטות. זו היא דרך מומלצת מאוד והיא אינה כרוכה בעלות גבוהה במיוחד.
פינות עגולות -  אם מצאתם בית דפוס שיודע לעשות פינות עגולות כהלכה בכרטיס הביקור שלכם מומלץ מאוד לעשות כן, משום שפינות עגולות הנעשות בצורה עדינה ומדויקת משוות לכרטיס הביקור מראה אלגנטי ומקילות עליו את ההחלקה לארנקו של המקבל.
אריזה- אין מוצר ללא אריזה, ואין לקבל כרטיסי ביקור ללא אריזה שהותאמה במיוחד לכרטיסי הביקור שהזמנתם. על כל בית דפוס המכבד את עצמו לספק את כרטיסי הביקור באריזה שיועדה לכך שאם לא כן כרטיסי הביקור שהזמנתם יתבלו עוד לפני שהספקתם להשתמש באחדים מהם.

 כמה להזמין ?
הכמות להזמנה של כרטיסי ביקור  נגזרת ישירות מתדירות השימוש בכרטיסים. מומלץ להזמין כרטיסי ביקור בכמות שתספיק לכמה חודשים עד חצי שנה. אם אתם עסק קטן, אדם פרטי, מורה דרך, או מורה שנותן שיעורים פרטיים בבית  קרוב לוודאי ש – 200 כרטיסי ביקור יספיקו לכם. לעומת זאת אם אתם נציגים של חברה, אנשי מכירות בשטח סביר שתצטרכו 500 או 1000 כרטיסי ביקור. אם זו לכם הפעם הראשונה בה אתם מזמינים כרטיסי ביקור מומלץ להזמין כמות קטנה (עד 500) שתאפשר לכם תחילה לאמוד את רמת הצריכה (ואולי בינתיים גם תרצו לשנות משהוא בכרטיסים).

בכל מקרה אל תתפתו להזמין את כרטיסי הביקור באתרים המציעים לכם אלפי כרטיסי ביקור במאה שקלים סביר שהאיכות בהם תהיה ירודה והשימוש שתעשו בהם יהיה מועט. (זכרו, אין ארוחות חינם!)

 הפרטים שיש לכלול בכרטיס הביקור

לוגו החברה או הארגון
במידה ומוסר כרטיס הביקור הוא נציגה של חברה או ארגון ישנה חשיבות להופעתו של לוגו החברה על כרטיס הביקור. כרטיס הביקור מהווה מרכיב ייצוגי בדרכו של הארגון והאנשים הפועלים בו. לכן נודעת חשיבות מרובה רבה ביצירת כרטיס ביקור התואם את התדמית אותה מבקשת החברה להקרין ואת שאיפותיה העסקיות או החברתיות.

 שם ושם משפחה
כרטיס הביקור הוא לעולם אישי ועליו לכלול בצורה מודפסת וברורה את שמו של מוסר הכרטיס. יש לרשום תמיד את השם הפרטי לפני שם המשפחה לדוגמא: נדב ישראלי
יש להימנע מלהדפיס כרטיסי ביקור "כלליים". על מקבל כרטיס הביקור לדעת בבירור את שמו של האדם שיענה לו מצידו השני של הקו בבואו להתקשר לנציג החברה או הארגון. הוספת השם בכתב יד על גבי כרטיס ביקור המוגדר כ"כללי" מעידה על חוסר רצינותו של הארגון שמוסר הכרטיס מייצג ומהווה על כן טעות חמורה שלא תסולח.

 תפקיד
בשורה שניה מתחת לשם בעל כרטיס הביקור ובסמיכות לו יש לרשום את התפקיד/התואר/תחום העיסוק:  רואה חשבון, עורך דין, מהנדס תוכנה, מנכ"ל, יועץ נדל"ן, מרפאה בעיסוק, מורה דרך, שזירת פרחים, אדריכלית, אופטיקאי, רופא שיניים,  שירותי גרירה, וכו..
גם כאן קיימת חשיבות רבה לכתיבה ברורה של תפקידו/עיסוקו/תחום התמחותוו של בעל כרטיס הביקור. אם אתה עורך דין, רואה חשבון, נציג מכירות, אינסטלטור, רעפן, או יחפן, עליך לומר זאת בפה מלא וללא עירפול.

 תואר אקדמי
במקרים בהם בעל כרטיס הביקור נושא תואר אקדמי שיש חשיבות לציונו בכרטיס הביקור יופיע מיד לאחר לאחר תחום העיסוק בקצרה התואר האקדמי אותו הוא נושא לדוגמא רופאים ירשמו Phd   עורכי דין Adv.   ורואי חשבון C.P.A. ועוד.

 מספר טלפון
יש לעשות הכל על מנת להקל על מקבל כרטיס הביקור שעה שירצה ליצור קשר עם מוסר הכרטיס. לכן, יש לציין לפחות מספר טלפון קוי אחד (מלבד הטלפון הנייד), ואם למוסר כרטיס הביקור ישנה שלוחה באמצעותה ניתן להשיגו דרך מרכזיה יש חשיבות לציון השלוחה. לציון טלפון קווי אחד לפחות, חשיבות גדולה בכרטיס הביקור משום שהוא מלמד על קיומו של בסיס , משרד, בית, ממנו או באמצעותו פועל מוסר הכרטיס. במקרה של כרטיס ביקור המיועד להימסר ללקוחות בחו"ל יש להוסיף לפני  מספר הטלפון את קידומת החיוג לארץ ולאחריה את איזור החיג ללא 0' לפי התבנית הבאה. 972-3-6811197

 טלפון נייד
במקרים  בהם מוסר כרטיס הביקור, מתוקף תפקידו, נמצא חלק משעות היום מחוץ למשרד, לבית, למפעל יש חשיבות לציון מספר הטלפון הנייד.

 מספר פקס
לציון מספר הפקס בכרטיס הביקור חשיבות גדולה מכיוון שהוא מאפשר העברת מסמכים או חתימה על מסמכים ואף הוא מהווה אמצעי ליצירת קשר עם החברה.

 כתובת אי מייל
כתובת האי מייל תופשת בעת האחרונה יותר ויותר תפקיד מרכזי בתקשורת שבין מוסר כרטיס הביקור ומקבלו. מכיוון שכתובת האי מייל מאפשרת ערוץ הידברות שקט ונינוח המאפשר לכל אחד מהצדדים בזמנו החופשי להשיב תוך שיקול דעת ובצורה אחראית. מה גם שלתשובה הכתובה משקל גדול יותר ואף היא נושאת תוקף משפטי.

 כתובת אתר אינטרנט
תמונה שווה אלף מילים, ומה שננסה להסביר בדקות שיחת טלפון ארוכות יסביר אתר אינטרנט, במידה והוא קיים, בקלות גדולה יותר. כך שאם יש לכם אתר אינטרנט ראוי לשמו כרטיסי ביקור הם בדיוק המקום  להציגו.

 כתובת
אדם ללא כתובת משול לעלה הנידף ברוח, ואין כרטיס ביקור ללא ציון כתובת מדוייקת, אליה ניתן לשלוח מכתבים ולצפות להתייחסות.